05-12-10

Carlos M. Padrón

En un artículo previo dije que todas mis cuentas de correo las manejo con Outlook (OL). Por años usé la versión 2003, y desde hace varios meses uso la 2007.

Y también creo haber dicho que, para evitar males mayores, los tres archivos de trabajo del OL —el de direcciones (.pab, no usado en OL-2007), el que llamo «Activo», y el histórico, que llamo «Archive», (ambos .pst—) los pongo en un disco que no sea aquél en que está instalado el Windows con sus programas, pues es en éste donde el OL coloca los suyos por default (defecto) y, en caso de algún desastre, como la entrada de un virus, ¡adiós archivos de OL!

Sin embargo, no importa donde estén esos archivos, los .pst van creciendo con el uso hasta alcanzar un peso tan elevado que entorpece la operación, y es el momento de hacer algo para reducir tal peso.

El procedimiento que con Outlook 2007 he aplicado para reducir el peso del «en uso» es éste:

1. OL en pantalla inicial

2. Import and Export a file (Importar/exportar un archivo) > Next (Siguiente)

3. Export to a file (Exportar a un archivo) > Next (Siguiente)

4. Personal Folder file (.pst) / [Archivo personal (.pst)] > Next (Siguiente)

5. Seleccionar Personal Folders (‘Archivos personales’), que está arriba de todo, y tildar Include SubFolders (Incluir subcarpetas), que está abajo a la izquierda. > Next (Siguiente)

6. Colocar en ventana el nombre del archivo a crear, p.ej. ‘XOL-BUPs=fecha (p.ej. 101204).pst’  —en lugar de la X iría la letra correspondiente al disco— y tildar Do not export duplicates (No exportar duplicados) > Finish (Terminar)

7. Tildar No encryption (No encriptar) > OK (Aceptar)

El crear este respaldo tomará varios minutos; en mi caso tomó casi media hora. Terminado el respaldo,

1. Cerrar OL

2. Abrir Control Panel (Panel de Control)

3. Mail (Correo)

4. Data Files (¿Archivos de Datos?)

5. Añadir el archivo exportado y marcarlo como default (por defecto).

Aunque parezca mentira, el archivo exportado pesó 1.91 GB pero —siempre hay algún ‘pero’— el procedimiento tiene el problema de que se pierden algunos atributos de los folders (carpetas), como el formato de los mensajes en ellas guardados, el nombre de las carpetas en el área de Favorites (Favoritas), y los parámetros que se hayan dado a las carpetas para el pase de mensajes al Archive (Archivo histórico).

Los nombres de las carpetas en Favoritas presentarán delante «Copy of…» (Copia de….) y luego el nombre que antes tenían.

La solución que apliqué fue de tres pasos, a saber,

1. Guardar en Define Views (Definir vistas) el formato estándar de carpeta que yo tenía configurado previamente, para así aplicarlo luego, como último paso, a cada carpeta.

2. Subir luego a Favoritas las carpetas que con su nombre correcto aparecen en la lista general.

3. Sacar de Favoritas (no borrar, sino mover fuera de esa área) las de nombre largo.

Creo que bajar el peso desde 5.77 GB a sólo 1.91 GB justifica la casi media hora de espera más los 10 ó 15 minutos de trabajo posterior.

~~~

P.D.: Otro problema que tuve, debido a un error mío, fue que al conectar a OL el nuevo archivo de 1.91 GB no funcionó el calendario, y un mensaje me decía que tal vez no aparecerían algunos recordatorios.

En mi búsqueda del origen de este problema —que luego solucioné por mi cuenta— di con una página de Microsoft que decía que la solución era una de éstas:

Solución 2

Cuando crea recordatorios, asegúrese de que se guardan en la carpeta principal calendario o tareas. Para comprobar que el correo se entrega para seguir estos pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en servicios.
2. En la ficha entrega, el mensaje se entrega a la ubicación de entregar correo nuevo en la siguiente ubicación .

Solución 3

Para establecer una ubicación de entrega, siga estos pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Servicios.
2. En la ficha entrega , haga clic para seleccionar una ubicación de la lista entregar correo nuevo en la siguiente ubicación.

 

Allá me fui, pero sólo para descubrir que al clicar en Herramientas (Tools) no aparece ninguna opción llamada Servicios (Services).

La persona que escribió esto, o a la compañía que permitió que no fuera revisado para comprobar que decía lo que debía decir, o es incapaz o irresponsable.

Se trata de algo que se atañe a computadoras, actividad en la que se sabe que una instrucción mal escrita o faltante, causa que un programa no trabaje; así de simple, aunque todo el resto de tal programa esté perfecto.

Por tanto, debido a la mencionada falta de comprobación —léase ausencia de control de calidad— cuando el pobre usuario llega donde yo llegué, se le termina el camino y se queda sin solución.

Repito: Esas instrucciones equivocadas son obra de incapaces, con muy poca preocupación por dar un buen servicio (descuidados irresponsables),… o con la deliberada intención de que sean sus víctimas, los usuarios, quienes les hagamos ver sus errores para luego ellos corregirlos sin haber gastado un centavo en control de calidad.